Guía para principiantes: transcripción para empresas
Te damos la bienvenida al mundo de la transcripción para empresas. Pero primero, ¿cómo sabes que tu empresa puede beneficiarse de este servicio?
Imagina lo siguiente: tu personal trabaja con un volumen considerable de información relevante, pero lo hace por teléfono o videoconferencia. También puede ser que necesites plasmar la información de un audio en un papel para poder consultarla de forma eficaz y fiable luego. Tal vez tu personal recibió una formación en línea y te gustaría conservar ese contenido valioso en un archivo escrito. O quizá quieras documentar la información de procesos de entrevistas, pruebas, entre otros.
¿Alguna de estas situaciones te resulta familiar? Si tu respuesta es «sí», sin duda estás en el lugar correcto y necesitas servicios de transcripción de texto. Y si tu respuesta es «no», lo que sigue es tan interesante que igual deberías continuar leyendo. La transcripción ofrece un sinfín de posibilidades de uso. Aun si las situaciones que mencionamos no son habituales para ti, te aseguramos que puedes obtener muchos beneficios con la transcripción para empresas. Solo sigue leyendo.
¿Qué es la transcripción para empresas y por qué es importante?
En pocas palabras, la transcripción para empresas o de negocios es el acto de escribir lo que se dice en archivos de audio o video. Este contenido luego podría usarse para tomar decisiones financieras, comerciales y legales.
Todas las empresas, desde las corporaciones más grandes hasta las empresas de nueva creación más pequeñas, producen a diario una gran cantidad de contenido que requiere servicios de transcripción para empresas. Y, como nuestro contexto es cada vez más virtual, esta necesidad se vuelve más y más frecuente.
Cuando hablamos del contenido generado por las empresas, nos referimos a presentaciones, reuniones y conferencias en las que se presentan datos financieros críticos, se desarrollan estrategias comerciales nuevas o se realizan evaluaciones comparativas competitivas.
Esa información no siempre tiene una copia escrita y si la tiene, puede que no se incluyan suficientes detalles. Como sabemos que «a las palabras se las lleva el viento», la transcripción para empresas es imprescindible.
A continuación, se enumeran algunas de las ventajas de confiar en los servicios de transcripción de negocio:
- Disponibilidad de información confiable que sirva de referencia en el futuro, por muy antigua que sea.
- Ahorro de tiempo, trabajo y recursos en la recopilación de datos.
- Mejora del posicionamiento SEO para una mayor visibilidad en línea de tu página web o de e-commerce internacional.
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#OptimationalTip: leer es mucho más rápido que escuchar grabaciones largas o ver una y otra vez los videos de las conferencias. Date (y dale a tu personal) un respiro y asegúrate de no perder ningún dato vital.
Tipos de servicios de transcripción para empresas
No existe una manera única de transcribir una grabación. La decisión de optar por una u otra dependerá de las necesidades de cada empresa.
En concreto, se puede elegir entre 3 tipos de servicios de transcripción.
Analicemos cada uno en detalle.
Transcripción editada
Se enfoca en producir textos concisos y de buena calidad. Se corrigen los errores gramaticales, las frases innecesarias, los modismos y más. Aunque se eliminen algunos elementos (incluso oraciones completas), este tipo de transcripción mantiene la esencia y la idea general del discurso.
La transcripción editada puede ser la opción correcta si quieres publicar un libro o un artículo a partir de datos grabados, ya que emplea un registro más formal y se centra en la legibilidad.
¿Necesitas transcribir un seminario, presencial o web, una conferencia o una entrevista? Entonces este tipo de transcripción de texto puede ser la mejor opción.
Transcripción literal
Este servicio captura todos los elementos del discurso, tanto verbales como no verbales. Es decir, se transcriben todos los sonidos del audio, incluidos los carraspeos, las pausas verbales, los ruidos, las muletillas, la jerga, entre otros.
La transcripción literal, o palabra por palabra, tiene como objetivo representar la escena de la manera más literal posible. Se intenta preservar los elementos que pueden influir en el discurso (como ruidos o interrupciones) y los que pueden mostrar emociones (como cambios de voz). Entre los ejemplos de casos de uso de este servicio, se pueden mencionar las audiencias judiciales, las investigaciones policiales, las entrevistas de trabajo, la investigación del mercado y los grupos de debate.
Dado que la cantidad de datos a transcribir es mayor y la tarea requiere concentrarse en todos los detalles posibles, el servicio de transcripción literal puede llevar más tiempo y ser más costoso.
Transcripción inteligente
Es el punto medio entre los dos tipos anteriores de transcripción para empresas. La transcripción inteligente consiste en eliminar los detalles irrelevantes sin dejar de ser fiel a las voces de los participantes. Por ejemplo, si quien habla usa muletillas como «em», «eh» o repite palabras (sin una intención específica), la persona encargada de la transcripción las omitirá, ya que no afectan el significado general del discurso.
La transcripción inteligente, o clara textual, tiene como objetivo preservar los elementos verbales y no verbales que son vitales para el mensaje. Para lograr esto, tal vez convenga omitir cuando quien habla tose, pero si tartamudea después de una pregunta clave, también puede resultar adecuado transcribir ese sonido.
Para terminar, la transcripción clara textual es frecuente en los campos de la medicina y las comunicaciones empresariales, aunque no se limita a ellos.
#OptimationalTip: ¿estás realizando una investigación del mercado para determinar la viabilidad del lanzamiento de un producto nuevo? ¿Quieres conocer la opinión de tus clientes sobre un servicio? ¿O la de tus empleados sobre el ambiente de trabajo? Entonces la transcripción literal puede convertirse en tu mejor aliada. Recuerda que, no se trata solo de saber qué dice la gente, sino también de cómo lo dice.
Estrategia de transcripción para empresas: ¿automática o manual?
Así como hay varios tipos de servicios de transcripción de negocios, también existen varias estrategias y herramientas para realizar este trabajo. La persona encargada de la transcripción puede optar por efectuar la tarea manualmente o con la ayuda de IA, mediante un software automatizado.
Exploremos en detalle.
Transcripción automática
Se utiliza tecnología de reconocimiento del habla y la voz para realizar la transcripción de texto. Esta tecnología de IA se basa en un algoritmo que funciona con bases de datos y glosarios. Aunque nos permite ahorrar mucho tiempo, ningún software de transcripción puede garantizar una precisión del 100 %, por lo que es necesaria una revisión humana.
Las herramientas de IA no son del todo precisas puesto a que no pueden reconocer el contexto lingüístico, comprender lo que se dice si se habla con un acento muy marcado o distinguir personas y lugares. Además, si en una misma frase se mezclan varias voces o idiomas, puede que las herramientas de IA no disciernan correctamente.
Transcripción manual
Este proceso requiere más tiempo debido a que involucra experiencia y conocimientos humanos. Aun así, los resultados tendrán la garantía de ser eficaces, ya que los humanos pueden apreciar sutilezas del lenguaje que la IA no percibe.
En el caso de la transcripción empresarial, la persona encargada hará que el texto sea más comprensible y fácil de leer al distinguir en qué casos es esencial mantener los elementos no verbales o identificar lo que dice cada persona en una conversación de grupo, entre otros beneficios. Si tu negocio necesita documentos precisos y de alta calidad, esta será tu mejor opción.
Método mixto de transcripción
Hay que recordar que las leyes no son absolutas. Quienes transcriben profesionalmente deben garantizar un contenido confiable y de calidad, tanto si utilizan IA como si no. Para lograrlo, pueden adoptar un método mixto, en el que el software sea una herramienta de apoyo, pero no el único método para conseguir el resultado deseado. En otras palabras, estas personas pueden decidir si el uso de la tecnología es útil en cada caso de transcripción para empresas y, en caso afirmativo, cuándo y cómo emplearla. Después, podrán realizar las correcciones y ediciones que consideren necesarias.
#OptimationalTip: los números no mienten y los servicios de transcripción de texto tampoco. La información que es relevante hoy puede ser útil mañana para tomar una decisión informada.
Paso a paso: el proceso de transcripción para empresas
Independientemente de si la persona que transcribe opta por utilizar herramientas de transcripción automática o no, los pasos esenciales del proceso, como mínimo, son los siguientes:
- Control del tipo de formato: la calidad del audio influye de manera decisiva en la dificultad de la transcripción para empresas y esto puede depender del formato del archivo. Las grabaciones pueden presentarse en cualquiera de los siguientes formatos:
- Extensión MP3, MP4, MPEG, WMV, WMA, DSS, MOV y DVF
- Grabación en microcasete degradable
- Transmisión de audio y video en vivo
- Escritura: quienes realizan la transcripción escuchan el audio mientras escriben el contenido con exactitud para el método manual. Este paso incluye la búsqueda de información adicional para así escribir de forma correcta los nombres, los lugares o la jerga.
- Revisión: luego, estas personas revisan dos veces el documento de transcripción para empresas en busca de errores de ortografía, puntuación y omisiones. Para ello, vuelven a escuchar el audio mientras corrigen el texto.
- Edición: este paso es necesario tanto para la transcripción clara textual (o inteligente) como para la editada. Aquí, la persona encargada elimina todos los elementos de relleno, falsos comienzos (frases inconclusas), repeticiones, sonidos externos y más.
- Versión final: un responsable de edición da formato al contenido para que el documento tenga un aspecto limpio y profesional. Vale la pena señalar que la prioridad en las transcripciones para empresas siempre será entregar un archivo fácil de leer.
#OptimationalTip: no existe una persona con una memoria capaz de recordar todos y cada uno de los detalles. Es más, intentarlo puede provocar equivocaciones, sobre todo en el caso de números y cifras.
Reflexiones finales: un desafío y una oportunidad
La transcripción empresarial puede ser todo un reto si no se cuenta con la experiencia y los conocimientos adecuados. Un simple error tipográfico o una cifra equivocada puede provocar que la empresa tome decisiones inadecuadas, realice análisis de rendimiento engañosos, pierda capital, entre otras cosas.
Pero no pensemos en situaciones negativas, pensemos con asertividad. Contar con datos fiables es sinónimo de oportunidad, tanto para el crecimiento y la expansión de la empresa, como para la toma de decisiones a tiempo y la inmediatez. La información es poder y el tiempo… el tiempo es dinero.
¿Necesitas un servicio de transcripción para empresas? Estamos a un clic de distancia: contáctanos hoy.
